Должностная инструкция по специальности «Начальник общего отдела»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника общего отдела бесплатно. Должностные обязанности начальника общего отдела
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно - правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОБЩЕГО ОТДЕЛА
-------------------------------------------------------------------
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника общего отдела _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Начальник общего отдела относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника общего отдела должно иметь высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее ______ лет.
1.4. Назначение на должность начальника общего отдела и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия.
1.5. Если начальника общего отдела отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.6. Подчиняется начальник общего отдела непосредственно _________________.
1.7. Начальник общего отдела должен знать:
- основы организации производства, труда и управления, организации делопроизводства;
- профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;
- производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;
- правила проведения проверок и документальных ревизий, порядок документооборота;
- приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;
- правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- методы организации и планирования информационной работы;
- порядок прохождения служебной информации;
- порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;
- вопросы трудового и административного законодательства;
- основы экономики труда и управления;
- порядок разработки трудовых договоров;
- правила и нормы охраны труда;
- порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);
- этику и навыки делового общения.
1.8. В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:
- настоящей должностной инструкцией;
- уставом предприятия;
- законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;
- методическими материалами, относящимися к его функциям;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора предприятия.
II. Функции
На начальника общего отдела возлагаются следующие функции:
2.1. Участие в организации и контроле деятельности хозяйственных служб.
2.2. Контакт с работой бухгалтерии, кадровой и юридической служб.
2.3. Организация приема, регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции.
2.4. Руководство работой секретариата и машинописной службы предприятия.
2.5. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных работников.
2.6. Организация методической работы по вопросам документооборота.
III. Должностные обязанности
Должностные обязанности начальника общего отдела следующие:
3.1. Контроль за работой секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядком отправления исходящей корреспонденции.
3.2. Проверка правильности оформления материалов, направляемых в судебные органы РФ, в соответствии с требованиями законодательства.
3.3. Организация работы по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.
3.4. Разработка контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.
3.5. Обеспечение совместно с бухгалтерской и юридической службами своевременного и правильного перечисления государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.
3.6. Руководство работой машинописного подразделения.
3.7. Периодическая организация обучения машинисток правилам печатания деловых писем.
3.8. Обеспечение внедрения стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
3.9. Контроль за правильностью оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.
3.10. Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.
3.11. Разработка и утверждение в установленном порядке планов периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
3.12. Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.
3.13. Обеспечение чистоты и порядка в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.
3.14. Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.
3.15. Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей, руководство работниками отдела.
3.16. Осуществление контроля за соответствующим оформлением помещений, за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
3.17. Контроль за соблюдением подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
IV. Права
Начальник общего отдела имеет право:
4.1. Обращаться к руководству:
- с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
- с представлениями о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством РФ;
- с предложениями по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
4.2. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Начальник общего отдела несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.