Обучение как бизнес. Как вывести эффективность обучения на новый уровень?

Немало руководителей обучения тщетно бьются об стену в попытках научиться делать из обучения бизнес – обеспечивать экономию средств и весомые для компании результаты. Может, им и удалось снизить издержки на 20-30% - но дальнейших улучшений достичь трудно.

Как же вывести эффективность обучения на новый уровень? Ответом может стать применение более широких и всеобъемлющих подходов к индустриализации обучающей функции.

Индустриализация представляет собой непрестанный поиск самых оптимальных способов осуществления функции – а затем неуклонную реализацию этих способов. Задача или способность разбивается на дробные компоненты, подлежит оптимизации и устранению избыточностей, всей возможной автоматизации и стандартизации – чтобы работа затем осуществлялась с оптимальными затратами и силами компетентных работников.

Некоторым руководителям претит идея индустриализации среды обучения. Они полагают, что потребности их работников и бизнеса уникальны, а потому подобный подход не в силах удовлетворить их. Другие считают, что управление людьми и процессами суть скорее искусство, нежели наука. Но все же большинство лидеров приходят к выводу, что индустриализация среды обучения – хороший способ снизить риски, повысить качество и надежность, поднять продуктивность, сделать бизнес более устойчивым и даже прогнозировать инновации.

Детальный план обучения

В промышленности индустриализация начинается с рабочих спецификаций – эффективного и подробного плана разработки продукта, с помощью которого производство стандартизируется. Точно так же дело обстоит и с индустриализацией сферы обучения – она начинается с так называемого «Детального плана способностей» - плана создания новой способности, нужно для бизнеса, стратегии обучения либо канала его поставки.

Такой план представляет собой изложение стандартизированного и воспроизводимого подхода к планированию и выполнению, изложенный в трех измерениях: стратегия, метрики производительности и архитектура бизнеса.

1. Стратегия. Первая часть плана представляет собой детальную спецификацию стратегии рассматриваемой способности. Иными словами, это вопросы «кто, что, когда, где и как» - они требуют ясного объяснения, чего именно вы желаете достичь. Эти задачи могут быть разными в зависимости от обстоятельств и конечной цели, но в общем виде они включают такие элементы:

•    Видение и миссия;

•    Целевые рынки и потребители;

•    Каналы поставки;

•    Указания к действиям и их структура:

•    Подход к источникам ресурсов.

2. Метрики производительности. Одна из сторон плана – перечисление тех форм деятельности, с помощью которых вы сможете измерить, насколько успешно вам удается реализовывать свою стратегию и достигать поставленных целей. В стратегической части плана вы определялся конечный пункт, в который вы намерены попасть, метрики производительности же помогут понять, удалось ли это и что именно должно произойти, чтобы можно было счесть цель достигнутой. Чтобы оценить успех инициативы, можно использовать разные типы измерений – финансовых, деловых, процессуальных.

Говоря обобщенно, следует измерить, что изменилось в результате вашей инициативы, то есть что произойдет с развиваемой способностью, когда вы достигнете цели, как в количественном, так и в качественном смысле.

3. Архитектура бизнеса. Третий аспект плана должен связать стратегию с метриками – связать план путешествия с местом прибытия – представляя собой целостный и детальный способ организации архитектуры бизнеса, необходимой для достижения поставленной цели. Эта часть включает:

Культуру. Что мотивирует членов команды выполнять свою работу? О чем им следует позаботиться в особенности?

Организацию. Как люди получают нужную им информацию? Кто наделен полномочиями, несет ответственность и ведет отчетность?

Компетенции. Какие знания, умения и способности необходимы для реализации стратегии и достижения необходимых показателей?

Процессы. Каким образом м вводим информацию в систему? Кто определяет, что эта информация уместна? Откуда берется эта информация?

Приложения. Какие инструменты мы будем использовать? Как люди смогут получать необходимую информацию?

Механизм поставки. Какой подход к поставке обучения подойдет аудитории и ее потребностям?

Составление такого плана позволяет обучающейся организации снизить риски. Как бы хороши ни были ваши люди, нельзя полагаться на них одних. Нужно основание доверять процессам, которые ими осуществляются.

Индустриализированное обучение в действии

Чтобы увидеть, как такое обучение работает на практике, рассмотрим потенциал быстрого электронного обучения, которое компания Accenture недавно предложила всем своим работникам по всему миру.

Быстрое электронное обучение за последние годы – по мере того, как бизнес становится интенсивнее, бюджеты урезаются, а срок полезной жизни обучающего контента сокращается – обрело большую рыночную силу. Однако, некоторые компании применяли такое обучение не лучшим образом. Будучи развивающейся техникой, оно происходит быстро и с меньшими затратами, но если применять его для обучения неподходящим или слишком сложным способностям, результатом станет пустая потеря денег и времени.

Применять такое обучение, как кажется, легко, и потому отдельные деловые единицы порой пытаются сделать это независимо от централизованного обучения своей организации. Так случилось и в Accenture. Конечно, компания оценила такую инициативность, но все же следовало убедиться, что это не попытка изобрести велосипед; что качество этих курсов высокое, а расходы на них – разумны.

Чтобы решить эту задачу, в Accenture разработали детальный план, призванный направлять инициативу с самого начала. Стратегический компонент был основан на простом представлении: все сотрудники организации могут предстать в роли предметных экспертов для разработки курсов обучения. Компания увидела в быстром e-learning возможность самообслуживания – то есть разрабатывать контент оставили на долю самих предметных экспертов. Финальная же поставка, тестирование курса и введение его в систему управления обучением – задача компании.

Также определены были желаемые результаты: уменьшить срок разработки экспертных курсов, снизить затраты, поддерживать удовлетворительный уровень результатов оценивания и сделать курс популярным среди сотрудников трех основных групп компаний за годичный период.

Затем была разработана средняя часть плана – выявлены компоненты необходимой для успеха проекта архитектуры бизнеса. Главные усилия были направлены на выявление нужных процессов – касающихся как стратегии, так и метрик и позволяющих всем участникам двигаться в нужном направлении.

Определили, какие из уже существующих в компании процессов можно модифицировать, и какие необходимо создать. Этот анализ помог определить и технологии, нужные для построения курсов электронного обучения, процессы разработки и тестирования, механизмы коммуникации.

В каждом вопросе компания старалась отыскать способы для снижения временных и денежных затрат, чтобы создать такие практические преимущества, которые неосуществимы в более традиционных подходах к развитию. Принципы индустриализации помогли сделать планирование эффективнее. Компании удалось определить, что необходимо для создания и запуска курсов e-learning и осуществить все это на пошаговой основе. Помимо создания самих курсов, пришлось иметь дело с целым рядом дополнительных вопросов: как получить от экспертов контент должного качества; как помочь команде разработчиков; как модифицировать процедуры оценивания; как ввести курсы в LMS?

В процессе такого анализа согласно составленному плану организация может обнаружить способы повысить эффективность и снизить расходы, проведя индустриализацию разработки и поставки обучения. Например, компании Accenture приходилось почти постоянно прибегать к услугам разработчиков обучения – но в e-learning оказалось, что разработчиками могут быть сами работники, так что ценность такого подхода к разработке обучения будет лишь неуклонно расти.

Отказаться от услуг профессиональных разработчиков – значит довериться предметным экспертам и их способности объяснить смысл создаваемого контента минимальными усилиями, например, создавая аудио файлы. В результате компании удалось снизить расходы, высвободив заодно время специалистов по разработке обучения, которые теперь смогут работать над теми проектами, которым действительно не обойтись без их умений.

Анализ, кроме того, помог и дальше развить индустриализацию, снизив при этом расходы, когда принято было решение использовать оффшорный центр поставки, обучив оффшорную команду, которая управляла бы контентом в базе управления знаниями, разрабатывая, тестируя и применяя курсы – все это поспособствует индустриализации процессов. Была создан детальный курс помощи в работе для развития членов этой команды.

Позитивные результаты

Инициативы быстрого электронного обучения принесла значительные позитивные результаты, как предвиденные, так и неожиданные. Важнейшие из них – экономия средств и ускорение поставок: цена разработки и поставки каждого курса снизилась на 92%, а срок поставки – на 83-86%.

Но кроме того, люди начали использовать эти курсы неожиданным образом. Они рассчитывались на группы со срочными потребностями и ограниченными бюджетами, но оказалось, что немало экспертов компании также начали использовать быстрое e-learning как способ рационализировать процесс передачи сообщений крупным группам людей и быстро распространять срочную информацию. Географические единицы, которым из-за языковых барьеров недоступно было традиционное обучение, получили возможность поставлять обучение на местных языках не слишком накладным способом.

Прямое привлечение предметных экспертов к разработке обучения возымело и еще один позитивный эффект: обучающиеся очень глубоко оценили их личный стиль и приверженность своему делу, получив такой опыт обучения. Возможность быстрого электронного обучения устранило «эмоциональный фильтр» и позволило экспертам вложить в контент часть своей души.

Основа для инноваций

Индустриализация обучения может стать для компаний еще и средством осуществления более последовательных и предвиденных инноваций. Это можно даже назвать парадоксальным, но неэффективность процессов и функций неиндустриализованной среды – избыточности, задержки, вопросы производительности, множественность моделей действия и так далее – порождают «помехи», которые мешают инновациям появиться.

Организациям необходимо направлять свою инновационную энергию эффективнее. Стабилизировав среду и организовав ее оптимально, можно за сегодняшними авралами увидеть завтрашние инновации. Индустриализировав базовые процессы разработки и поставки обучения, специалисты могут сфокусироваться на большем – на способностях и формах деятельности, куда более важных для бизнеса. Кроме того, сэкономленные средства также можно будет использовать для дальнейшего развития.

К примеру, мобильное обучение на данный момент – самая прогрессивная форма, используемая большинством организаций. Компании Accenture удалось применить описанные нами принципы индустриализации, включая детальное планирование, чтобы организовать поставку обучения на мобильные устройства руководителей.

По сути, индустриализация среды обучения нужна отнюдь не только для снижения расходов. Конечно, успех в этом – важное преимущество для бизнеса, но нельзя забывать и о других. Как видно из рассмотренного нами примера с быстрым e-learning, индустриализация может обогатить само обучение и сделать его более релевантным.

Индустриализации подвергаются все более инновационными и комплексные платформы обучения и подходы к нему – электронное обучение, виртуальная совместная работа, неформальное обучение, мобильное обучение, решения для управления знаниями. Став адептами принципов индустриализации, организации смогут безопаснее проводить инновации, применяя все те же принципы к новым и новым технологиям. Фактически, это значит, что обучение выходит на новый рубеж.

 

Авторы - Donald Vanthournout, Daniel Bielenberg, Dana Alan Koch

28.08.2011

Источник - www.hr-portal.ru