Должностная инструкция по специальности «Администратор автосалона»

assets/images/Должностная инструкция администратора автосалонаzip

Вы можете скачать должностную инструкцию администратора автосалона бесплатно. Должностные обязанности администратора автосалона

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АДМИНИСТРАТОРА АВТОСАЛОНА

-------------------------------------------------------------------

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

     1.1.Настоящая должностная инструкция определяет ответственность, права и должностные обязанности администратора автосалона______________________ (далее – «предприятие»).                                                       Наименование учреждения

     1.2.На должность администратора автосалона принимается лицо с высшим образованием, опытом работы на должности секретаря reception, офис-менеджера не менее 1 года.

     1.3.Администратор  автосалона принимается на должность и освобождается от нее по приказу Директора автосалона.

     1.4.В период отсутствия администратора автосалона (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, несущее ответственность за  своевременное и качественное их выполнение.

     1.5.Непосредственным руководителем администратора автосалона является директор автосалона.

     1.6.Администратор автосалона обязан знать:

     -миссию Компании;

     -основную цель администратора автосалона;

     -стратегическую цель Компании;

     -основы менеджмента и маркетинга;

     -бизнес-процесс своего автосалона;

     -должностные обязанности всех сотрудников автосалона;

     -конкурентные преимущества;

     -корпоративные стандарты;

     -технические характеристики автомобилей и дополнительного оборудования, перечень всех услуг автосалонов и технических центров;

     -имена, фамилии, отчества и контактные данные всех должностных лиц и обслуживающих подразделений Автосалона;

     -закон РФ "О защите прав потребителей";

     -правила продажи отдельных видов товаров и иные нормативные правовые акты по вопросам торгового обслуживания;

     -основы эстетики, этики, общей и специальной психологии, социологии;

     -основы организации делопроизводства;

     -правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

     -правила и методы организации процесса обслуживания покупателей.

     -методические и нормативные документы, касающиеся работы автосалона;

     -основы позиционирования товаров;

     -общие социально-экономические вопросы и основные статистические показатели;

     -методы и процедуры статистических исследований;

     -принципы планировки и оформления торгового зала, витрин;

     -правила розничной торговли;

     -порядок оформления покупки автомобилей;

     -порядок разработки планов, определения степени их реализации;

     -структуру управления предприятием;

     -методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров;

     -основы администрирования;

     -информационные технологии;

     -основы законодательства о труде Российской Федерации, правила внутреннего трудового распорядка.

     1.7.Администратор автосалона руководствуется в своей деятельности:

     -трудовым договором;

     -настоящей должностной инструкцией;

     - положением о Департаменте сбыта;

     -технологией найма персонала в Компанию;

     -положением об автосалоне;

     -корпоративным кодексом;

     -положением о персонале;

     -прочими нормативными актами и документами.

2. Должностные обязанности

    Администратор автосалона обязан:

     2.1.Информировать директора автосалона о недостатках в обслуживании покупателей.

     2.2.Первым встречать всех посетителей автосалона, обеспечивая им максимально комфортные условия, закреплять менеджеров по продажам за клиентами.

     2.3. Вести учет клиентских групп.

     2.4.Контролировать сроки выполнения заказов и информирует клиентов обо всех, интересующих их вопросах, для чего ему необходимо:

      -постоянно находиться на своем рабочем месте и первым встречать всех посетителей автосалона;
     -общаться с клиентами в доброжелательном, но профессиональном и деловом стиле;
     -демонстрировать своим поведением солидность, профессионализм и надежность;

     -иметь опрятный внешний вид;

     -не допускать фамильярности и грубости в общении с клиентами и сотрудниками автосалона;
     -строго соблюдать установленные стандарты общения с посетителями автосалона.
     2.5.Выяснять цель появления и немедленно закрепляет за каждым посетителем менеджера по продажам или другого сотрудника автосалона для решения всех возникших вопросов.

     2.6.Консультировать клиентов в отсутствие свободных менеджеров по продажам и занимать их "живым" общением до момента прихода освободившегося менеджера по продажам.
     2.7.Контролировать наличие рядом со стойкой администратора минимум двух, максимум трех менеджеров по продажам, готовых приступить к работе с клиентами.

     2.8.Обеспечивать по просьбе клиентов оперативное прибытие ответственного сотрудника автосалона для решения любых возникших вопросов или нестандартных ситуаций с автомобилем.

     2.9.Не допускать ухода клиентов, не дождавшихся менеджеров по продажам, при необходимости проводить клиентов в офис и предложить литературу, чай, кофе.
     2.10.После назначения менеджера по продажам для работы с клиентами, сразу сделать пометку на Листе опроса (анкете) в виде фамилии менеджера по продажам и марки интересующего автомобиля.

     2.11.Решать все производственные вопросы только посредством телефона или других сотрудников автосалона, не отлучаясь со своего рабочего места.

     2.12.Ставить в известность старшего менеджера-консультанта о приходе посетителей к директору автосалона. В случае необходимости обеспечивать клиентам телефонную связь с любым сотрудником автосалона.

     2.13.Контролировать  и регистрировать в ведомостях установленного образца выполнение всех этапов дополнительных работ на проданных автомобилях и информировать клиентов о степени готовности автомобиля по каждому этапу: антикоррозийная обработка, установка дополнительно оборудования,  постановка на учет в ГИБДД и пр., интересуясь у клиентов об их пожеланиях или вопросах. Незамедлительно информировать клиентов о перенесении срока отдачи автомобиля в случае невыполнения автосалоном обязательств по срокам выполнения заказа (установка дополнительного оборудования и пр.).

     2.14.В случае возникновении рекламации, в первую очередь, обеспечить клиенту физический и психологический комфорт и немедленно приступить к решению проблемы (проверить наличие у клиента гарантийного талона, оформить заказ-наряд и вызвать специалиста для устранения неисправности).

     2.15.Интересоваться у клиентов обо всех положительных и отрицательных моментах в работе автосалона при покупке автомобиля.

     2.16.Следить за соблюдением менеджерами по продажам стандартов Компании и выполнения должностных обязанностей.

     2.17.Постоянно следить за порядком на своем рабочем месте, наличием всей необходимой документации и рекламной продукции:

     -листов опроса клиентов (анкеты);

     -прайс-листов на автомобили и дополнительное оборудование, реализуемых в автосалоне;

     -бланков заказ-нарядов установленного образца;

     -журнала учета заказ-нарядов;

     -общего прайс-листа по автомобилям в Компании;

     -гарантийных талонов на установленное дополнительное оборудование;

     -пропуска на въезд и выезд автомобилей с территории автосалона;

      -буклетов и другой рекламной продукции, утвержденной на данный момент;

     -план-заявки на установку дополнительного оборудования;

     -план-заявки на антикоррозийную обработку;

     -списка всех должностных лиц Компании и своего автосалона с номерами телефонов.

     2.18.Выдавать менеджерам по продажам заказ-наряды для оформления покупки автомобиля и дополнительного оборудования с обязательной их регистрацией в журнале и следит за постоянным наличием чистых бланков заказ-нарядов.

     2.19.Подавать ежедневно с 17.30 до 17.45 часов информацию менеджерам-консультантам информационного отдела о количестве автомобилей, готовых для отдачи клиентам.

     2.20.Составлять ежемесячный отчет о работе менеджеров по продажам по установленной форме и предоставлять его директору автосалона.

     2.21.Ставить в известность старшего менеджера по продажам, отлучаясь со своего рабочего места, и оставлять за себя старшего менеджера-консультанта.

     2.22.Хранить у себя в течение двух месяцев копии заказ-нарядов, полученные от охраны автосалона после убытия проданного автомобиля с подписью клиента в графе: "Работу принял, претензий по качеству работ и комплектации не имею".

     2.23.Контролировать заполнение менеджерами по продажам листов опроса (анкет), обеспечивает их доставку (за прошлый день) с курьером в офис.

     2.24.Подчиняться требованиям охраны автосалона, входящим в ее компетенцию, на предмет проверки личных вещей с целью предотвращения хищения материальных ценностей, а так же способствует службе охраны в проверке персонала автосалона.

     2.25.Осуществлять руководство персоналом автосалона.

     2.26.Администратор автосалона не имеет права:

     -самоуклоняться от решения возникших проблемных ситуаций с клиентами автосалона;

     -нарушать порядок учета и контроля документов;

     -покидать свое рабочее место без крайней на то необходимости;

     -в присутствии клиентов обсуждать сотрудников автосалона, других клиентов, нестандартные

ситуации и негативные моменты, возникающие в автосалоне, вести разговоры личного

характера и также допускать ненормативную лексику в общении с сотрудниками автосалона и

клиентами;

     -разглашать коммерческую тайну;

     -использовать компьютер, телефонную связь и оргтехнику в личных целях.

3. Права

     Администратор автосалона  вправе:

     3.1.Принимать участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

     3.2.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

     3.3.Вносить на рассмотрение руководства Компании предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

     3.4.Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями Компании, а также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.

     3.5.Отлучаться со своего рабочего места в случае личной надобности и для выполнения своих должностных обязанностей, поставив об этом в известность директора автосалона и передав свои полномочия старшему менеджеру-консультанту.

     3.6.Назначать менеджеров по продажам для решения проблем и разрешения конфликтных ситуаций с автомобилями или клиентами, в случае отсутствия ответственного менеджера по продажам.

     3.7.Требовать от всех структурных подразделений и руководства, персонала автосалона всю необходимую информацию для решения задач своей компетенции.

4.Ответственность

     Администратор автосалона ответственен за:

     4.1.Отсутствие на установленном месте необходимого количества менеджеров по продажам, готовых приступить к работе с клиентами. Исключение составляют случаи, когда все менеджеры по продажам заняты своей работой.

     4.2.Нарушение утвержденного бизнес-процесса.

     4.3.Недолжное вы или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией  в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

     4.4.Несоблюдение финансовой и исполнительской и дисциплины в автосалоне.

     4.5.Несоблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности и при выполнении своих служебных обязанностей.

     4.6.Перебои в функционировании автосалона согласно  режиму работы.

     4.7.Несвоевременное выполнение распоряжений и приказов вышестоящего руководства.

     4.8.Несоблюдение корпоративных стандартов.

     4.9.Нанесение  материального вреда  в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.

     4.10.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности  в   определенных действующим уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

     4.11.Разглашение информации, являющейся коммерческой тайной, связанной с деятельностью автосалона.

     4.12.Несоблюдение в части его касающихся требований Законодательства РФ, постановлений, распоряжений, других руководящих и нормативных документов вышестоящих

органов и должностных лиц.

     4.13.Недолжное хранение вверенных ему материальных ценностей.

     4.14.Порчу имущества и оборудования автосалона и утрату  служебной документации.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.